Kun kasvu on vauhdikasta, HR-prosessien automatisointi helpottaa henkilöstöhallintoon liittyviä työtehtäviä. Päällystealalla toimivan Asfalttikallion henkilöstömäärä kolminkertaistui vajaassa kolmessa vuodessa ja ylitti 600 vuonna 2024. HR-järjestelmäksi valittu LeanHRX vastasi parhaiten kasvavan ja kausiluonteisen liiketoiminnan tarpeisiin.
Päällystetyömailla tarvitaan asfaltin valmistajia, levittäjiä, liikenteenohjaajia sekä massa-auton kuljettajia. Asfalttikallio työllistää itse valmistuksesta ja levityksestä vastaavat henkilöt ja muu työ ostetaan kohteisiin aliurakointina.
Sekä päällystetyön tilaaja että verottaja tarvitsevat kuukausittain raportteja kohteissa työskentelevistä henkilöistä ja muun muassa heidän työluvistaan. Aikaisempi Excel-pohjainen raportointi palkanlaskentajärjestelmän tietojen pohjalta oli kankeaa, eikä enää palvellut tarkoitustaan liiketoiminnan kasvussa.
“Halusin HR-järjestelmän, jolla voin hallinnoida koko työsuhteen elinkaarta. Päädyimme kartoittamistamme vaihtoehdoista lopulta LeanHRX:ään, Mikko oivalsi tarpeemme niin hyvin”, kiteyttää Asfalttikallion henkilöstöjohtaja Mika Kortene.
LeanHRX helpottaa henkilöstöhallinnon työtä ja automatisoi prosesseja
LeanHRX otettiin käyttöön kesällä 2023 ja täyteen kukoistukseen se saatiin Kortenen mukaan talven 2024 aikana. Henkilöstöön liittyvät tiedot siirrettiin vanhasta palkanmaksujärjestelmästä rajapinnan kautta LeanHRX:ään, joka toimii nyt henkilöstöhallinnon pääjärjestelmänä ja tärkeiden HR-prosessien käynnistäjänä.
Esimerkiksi kun uusi henkilö aloittaa, hän saa taloushallintojärjestelmästä henkilönumeron, joka siirtyy integraation avulla palkanmaksujärjestelmään ja HR-järjestelmään. Samalla tietohallinnolle välitetään oikeudet avata tietokone ja puhelin uudelle henkilölle. “Ehkä joku päivä viemme HR-järjestelmään myös vaatekoot, ja vaatteet tilataan automaattisesti”, Kortene ideoi.
Kentällä toimivat esihenkilöt voivat nyt itse hoitaa työsopimusten teon, kun prosessi on digitalisoitu allekirjoituksia myöten. “Helpottaa kaikkien meidän työtä, kun voimme keskittyä tärkeämpiin töihin kuin byrokratian pyörittämiseen”, Kortene toteaa. Myös työsuhteen päättymiseen liittyvät muodollisuudet voidaan käynnistää sekä työtodistukset luoda LeanHRX:n kautta.
Kausiluontoisessa työssä LeanHRX:n sähköiset lomautusilmoitukset helpottavat työntekijöiden asiointia omiin työttömyyskassoihinsa. Myös työterveyden tiedot tuodaan integraatiolla HR-järjestelmään.
Työturvallisuudelle tärkeitä perehdytyksiä ja pätevyyksiä seurataan LeanHRX:ssä
Työturvallisuus on riskialttiissa asfalttityössä äärimmäisen tärkeä asia niin henkilöstön itsensä kuin yrityksenkin näkökulmasta. Ennen uuden työmaan aloittamista jokaisen työntekijän sekä urakoitsijan täytyy suorittaa siihen liittyvä perehdytyskurssi.
Perehdytysten digitalisoinnissa on tehty tiivistä yhteistyötä Priima-oppimisalustaa kehittävän Saarni Learningin tiimin kanssa. Tiedot hyväksytyistä kurssisuorituksista siirretään integraation avulla LeanHRX:ään, jotta esihenkilöt voivat seurata helposti oman tiiminsä kouluttautumista. Oppimisalustalta saadaan raportit ulkoistenkin urakoitsijoiden suorituksista.
Työturvallisuuteen liittyvät olennaisesti myös erilaiset pätevyyskortit, kuten tieturvakortit ja tulityöluvat. Korttien tiedot haetaan HR-järjestelmään automaattisesti työntekijän veronumeron perusteella. Vähintään 3 kuukautta ennen pätevyyden vanhenemista esimiehelle lähtee huomautus uusimistarpeesta. “Automaattiset muistutukset helpottavat meidän arkea huomattavasti”, Kortene kiittelee.
Organisaatiokaavioita ei enää tarvitse piirtää käsin esitystyökaluilla, vaan ne saadaan suoraan LeanHRX:stä. “Näen kaikki toimitusjohtajasta viimeiseenkin lapiomieheen samassa kuvassa, mikä helpottaa resursointia ja kustannuspaikkojen hallintaa”, Kortene kertoo.
HR-järjestelmä LeanHRX kehittyy asiakkaiden ehdoilla
“Kehitämme LeanHRX:ää aktiivisesti, jotta se palvelee henkilöstöhallintoa mahdollisimman hyvin”, toteaa LeanIct:n myyntijohtaja Mikko Konttila.
Asfalttikalliolle kehitetään esimerkiksi HR-raportointia BI-pohjaisella kuvalla, josta Kortene näkee koko henkilöstön iät, eläkkeet ja lomautustiedot. Lisäksi suunnitelmissa on AD-integraatio ja kehityskeskusteluihin liittyviä uusia ominaisuuksia.
“LeanIct:n kanssa yhteistyö on sujunut erittäin hyvin. Ihmiset ovat samalla aaltopituudella kuin meidän yrityksessä ja yhtiöiden tapa toimia on samankaltainen: yhdet puheet ja sitten tehdään molemmilla puolilla pöytää. Palvelualttius on erittäin hyvä”, Kortene kuvailee.
Tahdotko kuulla, miten LeanHRX sopisi juuri sinun yrityksesi tarpeisiin? Ota yhteyttä!
